La Reunión Diaria
Después de que los miembros del equipo hayan completado sus actualizaciones escritas diarias, es momento de reunirse de manera sincrónica. Cada día laboral, se lleva a cabo una reunión con una agenda específica:
Paso 1: Leer las actualizaciones escritas 👓
La reunión comienza con la lectura de todas las actualizaciones escritas por los miembros del equipo. Esta parte es crucial, ya que garantiza que todos estén al tanto del progreso, los logros, los obstáculos y los objetivos de cada uno.
A medida que se leen las actualizaciones, los participantes pueden agregar comentarios o reaccionar con emojis para indicar que han leído y comprendido la información.
Paso 2: Listar los temas de discusión 📝
Después de leer todas las actualizaciones, los miembros del equipo enumeran los temas que requieren una discusión más profunda. Estos temas pueden incluir:
- Obstáculos o desafíos que necesitan resolverse
- Decisiones importantes que tomar
- Solicitudes de ayuda o colaboración
- Puntos de alineación críticos
Cada tema listado debe incluir los nombres de las personas que deben participar en la discusión.
Paso 3: Priorizar los temas 📈
El moderador de la reunión, generalmente el líder del equipo, prioriza los temas listados. La priorización puede basarse en:
- Impacto en los objetivos del equipo
- Importancia o urgencia
- Número de miembros del equipo involucrados
Paso 4: Discutir los temas 🗣️
Una vez priorizados los temas, el moderador facilita la discusión de cada uno de ellos. Las discusiones deben ser interactivas, con preguntas, respuestas y aportes de todos los involucrados.
Si un tema requiere más tiempo del previsto, se recomienda programar una reunión separada para abordarlo en profundidad.
La duración de la reunión diaria debe mantenerse lo más corta posible, con un enfoque en la eficiencia y la acción. El tiempo dedicado a leer las actualizaciones escritas no debe exceder un minuto por miembro del equipo, y las discusiones deben ser concisas y productivas.
Por ejemplo, un equipo de 20 personas podría programar una reunión de una hora:
- ~15 minutos para leer las actualizaciones escritas
- ~5 minutos para revisar métricas clave (KPIs)
- ~40 minutos para discutir los temas prioritarios
Al final de la reunión, todos los miembros del equipo deberían tener una comprensión clara de los próximos pasos y las prioridades a seguir.